Politique de confidentialité

Politique de protection des données personnelles

Dernière mise à jour : Août 2022

FINALITES DE LA POLITIQUE
CHAMP D’APPLICATION DE LA POLITIQUE
LES TYPES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS/TRAITONS
COMMENT NOUS COLLECTONS LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
SUR QUI NOUS COLLECTONS DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
COMMENT NOUS UTILISONS LES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL (FINALITE / BASE LEGALE)
PARTAGE DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
TRANSFERTS DE DONNEES PERSONNELLES HORS DE L’ESPACE ECONOMIQUE EUROPEEN
OBTENTION ET GESTION DE VOTRE CONSENTEMENT
CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES
VOS DROITS EN TANT QUE PERSONNE CONCERNEE
COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES?
DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL RELATIVES À DES MINEURS
LIENS VERS DES SITES TIERS
COMMENT NOUS CONTACTER
MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

FINALITES DE LA POLITIQUE

La présente politique sur la protection des données personnelles (“Politique sur la protection des données”) décrit la manière dont l’Agence DDB Health, agence du groupe TBWA, de droit français, dont le siège social est situé au 52 avenue Emile Zola 92100 Boulogne Billancourt, enregistrée au RCS de Nanterre sous le numéro 404 752 297 (“L’Agence”, “nous”, “notre” or “nos”) traite vos données à caractère personnel dans le cadre des activités de nos agences et des services que nous offrons, (les “Services”) et dans la gestion de notre site Web https://www.ddbhealth.fr/ (le “Site”).

En particulier, la présente Politique sur la Protection des Données explique notre approche sur le traitement des données à caractère personnel (i) que nous pouvons collecter auprès de vous lorsque vous utilisez notre Site ou nos Services et lors de toute autre interaction avec nous (ii) que nous pouvons autrement traiter en tant que Sous-Traitant au sens du RGPD lors de la fourniture des Services à nos clients, y compris les données à caractère personnel que nous collectons, pourquoi nous les collectons et vos droits en ce qui concerne le traitement, par nos soins, de ces données.

Aux fins de la présente Politique sur la protection des données, nous serons considérés comme responsable du traitement de vos données à caractère personnel dans la plupart des cas d’utilisation mentionnés dans la présente Politique sur la protection des données. Veuillez noter que dans les nombreux cas où nous traitons des données dans le cadre des Services que nous fournissons, nous pourrons effectuer les activités mentionnées dans la présente Politique sur la protection des données en tant que sous-traitant, agissant sur les instructions de nos clients.

La présente Politique sur la protection des données est destinée à vous aider à prendre des décisions éclairées s’agissant de l’utilisation du Site et de nos Services. Veuillez prendre un moment pour la lire et la comprendre. Elle doit être lue conjointement avec les Conditions générales d’utilisation du Site et la Politique sur les cookies.

Enfin, la présente Politique sur la protection des données est destinée à répondre aux exigences du Règlement (UE) 2016/79 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (connu sous le sigle «RGPD») et à celles de la loi française n°78-17du 6 janvier 1978 “Loi informatique et libertés” telle que modifiée. Par RGPD, nous entendons les deux règlementations applicables.

CHAMP D’APPLICATION DE LA POLITIQUE

La présente Politique sur la protection des données s’applique uniquement à l’utilisation de vos données à caractère personnel obtenues directement auprès de vous ou par un tiers. Elle ne s’applique pas aux données à caractère personnel collectées par des tiers lors de vos communications avec ces tiers ou lors de l’utilisation que vous faites de leurs produits ou services, par exemple, lorsque vous suivez des liens sur notre Site vers des sites tiers sur lesquels nous n’avons aucun contrôle.

De plus, la présente Politique sur la protection des données n’est pas destinée à couvrir le traitement des données à caractère personnel des employés. Par conséquent, si vous travaillez pour nous, nous vous recommandons de lire notre Politique sur la protection des données à l’intention des employés, laquelle contient des informations supplémentaires sur la manière dont nous pouvons traiter les données à caractère personnel dans le cadre de votre emploi et/ou de votre mission.

LES TYPES DE DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL QUE NOUS COLLECTONS/TRAITONS

Par données à caractère personnel, nous entendons toute information relative à une personne physique identifiée ou identifiable. Les personnes peuvent être identifiées par référence à un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne (tel qu’une adresse IP) ou par référence à d’autres éléments qui leur sont spécifiques, tels que leur apparence physique. Les catégories de données à caractère personnel que nous pouvons collecter et traiter à votre sujet incluent :

Données d’identification	Prénom, nom.
Données de contact	Adresse email, numéro de téléphone, adresse postale, nom d’utilisateur (réseaux sociaux).
Données de candidature	Date de naissance, genre, pays, nationalité, CV, expérience professionnelle, formation, et toute données à caractère personnel que vous pouvez fournir avant et pendant le processus de recrutement.
Image	Photos, enregistrements, vidéos.
Données financières	Coordonnées bancaires.
Données de transaction	Détails sur les paiements effectués entre vous et nous ; détails sur les services achetés auprès de nous.
Données de profil	Intérêts et préférences ; préférences de contact ; participation à des promotions ou à des concours ; commentaires et réponses aux sondages ; le contenu de tout message envoyé à l’aide d’un formulaire de demande ou d’un chat sur le Site.
Données comportementales	Données relatives à votre activité de navigation et les interactions que vous avez avec le Site (comme les pages que vous avez visitées, les liens sur lesquels vous avez cliqué et les fonctions que vous avez utilisées), obtenues grâce à l’utilisation de cookies, de “pixels” et autres technologies similaires ; les informations sur le moment où vous avez débuté vos navigations ; les pages qui vous ont amenés sur le Site et toute autre information sur votre usage du Site. Voir détails dans la Politique sur les Cookies.
Données techniques	Adresse IP ; type de navigateur et système d’exploitation ; localisation géographique (pays), pour nous assurer que nous vous montrons l’information correcte selon vos préférences linguistiques ; le numéro de série attribué à un appareil ; le type et les caractéristiques de l’appareil et du système d’exploitation.
Données de marketing et de communication	Préférences marketing, préférences sur la communication des services.
Données accessibles au public	Informations sur les articles (ou autres supports) que vous avez publiés ; informations sur vos intérêts ou affiliations ou positions déclarées publiquement sur des questions politiques, des questions ayant trait à l’entreprise et similaires.

Pour plus d’informations sur les données à caractère personnel que nous collectons, veuillez-vous référer à la section «COMMENT NOUS UTILISONS LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL» ci-dessous.

COMMENT NOUS COLLECTONS LES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous pouvons collecter et recevoir des données à caractère personnel de différentes façons :

Données à caractère personnel que vous nous fournissez	Vous pouvez nous fournir vos données à caractère personnel directement, par exemple, lorsque vous obtenez des services via notre Site, vous nous contactez pour des demandes de renseignements, vous remplissez des formulaires sur notre Site, vous vous enregistrez pour recevoir nos communications commerciales ou lorsque vous nous faites part de vos commentaires.
Données à caractère personnel que nous collectons à l’aide de cookies	Lorsque vous accédez à notre Site et que vous l’utilisez, nous collectons certaines Données Comportementales et Données Techniques. Nous collectons ces données à caractère personnel en utilisant des cookies et d’autres technologies similaires.
Données à caractère personnel reçues de tiers	Nous pouvons recevoir des données à caractère personnel vous concernant de la part de tiers. Ces tiers peuvent être des outils de mesure d’audience, des courtiers en données, des répertoires tiers et des tiers qui nous fournissent des services techniques afin que nous puissions mettre à disposition notre Site et fournir nos Services.
Données à caractère personnel accessibles au public	De temps à autre, nous pouvons collecter des données à caractère personnel vous concernant (Données d’identification, Données de contact ou Données accessibles au public qui sont contenues dans des sources accessibles au public y compris des ensembles de données open source ou des rapports de médias, que vous ou un tiers pouvez autrement rendre disponibles (par exemple par le biais de discours lors d’événements, de la publication d’articles, de reportages ou de posts sur des plateformes de réseaux sociaux).

SUR QUI NOUS COLLECTONS DES DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous collectons et traitons les données à caractère personnel des personnes suivantes :

Visiteurs du Site	Nous collectons et traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de votre interaction avec nous et notre Site.
Personnes qui nous contactent pour poser des questions	Lorsque vous nous contactez pour une demande de renseignements via notre Site, pour soumettre une réclamation, pour fournir des commentaires via les formulaires d’enquête ou les formulaires de sondages, nous collectons et traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de votre interaction avec nous et notre Site.
Personnel du client	Nous pouvons collecter et traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de la fourniture de services à vous et/ou votre organisation.
Talents	Lorsque vous nous fournissez des services et/ou du contenu et/ou travaillez avec nous pour fournir des services à notre client (y compris dans le contenu que nous produisons), nous pouvons collecter ou traiter vos données à caractère personnel, telles que vos Données d’Identification, Données de contact, Données Financières, CV, dans le cadre de la fourniture de ces services et/ou de ce contenu à nous et/ou à nos clients.
Personnel du partenaire / fournisseur	Lorsque vous (ou votre organisation) nous fournissez des produits ou des services ou lorsque vous vous associez autrement avec nous, nous pouvons collecter et traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de la réception de ces produits et services et/ou de ce partenariat. Cela peut inclure les données à caractère personnel figurant dans toute communication par e-mail ou par téléphone ou enregistrées sur tout document relatif à une commande de produits ou de services ; il peut s’agir par exemple de vos Données de contact.
Visiteurs de nos bureaux, studios, sites de production	Lorsque vous vous rendez dans l’un de nos bureaux ou autres sites, nous pouvons traiter les données à caractère personnel que vous fournissez volontairement dans le cadre de votre visite et de toute demande que vous effectuez. Par exemple, vous pouvez fournir volontairement des données à caractère personnel lorsque vous vous inscrivez en tant qu’invité ou lorsque vous vous enregistrez et accédez à notre réseau Wi-Fi dans nos locaux. Des images de vidéosurveillance peuvent également être collectées à des fins de sécurité.
Participants à un événement	Lorsque vous assistez à l’un de nos événements, nous traitons vos données à caractère personnel dans le cadre de votre participation. Par exemple, nous pouvons vous demander de remplir un formulaire d’inscription ou un formulaire de sondage, ou d’autres documents relatifs à l’événement.
Candidats	Lorsque vous postulez pour un emploi chez nous, que ce soit via le Site ou autrement, nous collectons et traitons vos données à caractère personnel en rapport avec votre candidature.
Membres du public Personnalités publiques / hommes-femmes politiques Clients/clients potentiels Commentateurs/écrivains/journalistes	Nous pouvons traiter vos données à caractère personnel dans le cadre de la fourniture des Services à nos clients.

COMMENT NOUS UTILISONS LES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL (FINALITE / BASE LEGALE)

Le tableau ci-dessous vous donne une vue d’ensemble des données traitées vous concernant, pourquoi elles sont traitées (“finalité”) et quelle est la base légale pour les traiter.

VIA LE SITE

FINALITE

CATEGORIES DE DONNEES

BASE LEGALE

Pour répondre à vos demandes

Données d’identification, Données de contact

Selon les demandes :

Nécessaire à l’exécution d’un contrat ou afin de prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat

Intérêt légitime

Pour vous fournir des informations sur nos services via de la prospection commerciale

Données d’identification, Données de contact

Selon les exigences légales applicables :

– Votre consentement

– Notre intérêt légitime pour traiter vos données personnelles en vue de faire de la prospection commerciale

Pour personnaliser votre expérience sur le Site , par exemple pour enregistrer certaines informations que vous n’aurez pas à ré-entrer ou pour adapter le Site à vos préférences

Données comportementales et Données techniques (agrégées)

Données Personnelles traitées via des cookies:

– Cookies strictement nécessaires : notre intérêt légitime pour adapter le Site à vous.

– Cookies qui ne sont pas strictement nécessaires : votre consentement.

Pour interagir avec des réseaux Sociaux, par exemple si vous cliquez sur l’un des liens de réseaux sociaux figurant sur notre Site ou interagissez autrement avec nos pages de réseaux sociaux tels que Facebook ou Instagram (y compris l’interaction avec tout «J’aime» ou fonctionnalités similaires intégrées sur notre Site ou comptes de réseaux sociaux)

Le réseau social concerné peut également être un responsable de traitement des données à caractère personnel collectées via votre utilisation de nos pages de réseaux sociaux et peut utiliser ces données à des fins supplémentaires. Pour plus de détails sur la manière dont le réseau social concerné utilise vos données à caractère personnel, veuillez consulter la politique sur la protection des données du réseau social concerné.

Données comportementales, Données techniques

Selon les exigences légales applicables :

– Votre consentement

– Notre intérêt légitime pour promouvoir notre Site et nos marques via les réseaux sociaux, pour s’assurer que nous fournissons le Site de manière efficace.

Pour opérer, évaluer et améliorer le Site et nos Services (y compris en développant de nouveaux services; en améliorant le Site; en gérant notre communication; en effectuant des analyses de performance et en assurant la comptabilité, l’audit et d’autres fonctions internes).

Données comportementales, Données techniques

Données Personnelles traitées via des cookies:

– Cookies strictement nécessaires : notre intérêt légitime de mesurer et améliorer la performance du Site et apprendre sur l’efficacité de nos communications.

– Cookies qui ne sont pas strictement nécessaires : votre consentement.

Lorsque nous traitons les données pour le compte de nos clients en tant que sous-traitant, aucune base juridique n’est nécessaire. Notre client, en tant que responsable de traitement, défini la base légale.

LORS DE LA FOURNITURE DE SERVICES

FINALITE

CATEGORIES DE DONNEES

BASE LEGALE

Création de contenus et gestion des talents.

Par exemple, pour sélectionner les talents d’une campagne en particulier et travailler avec ce talent.

Données d’identification, Données de contact, Données de candidature et Données accessibles au public, ainsi que la biographie et les préférences personnelles des personnes auxquelles nous pouvons recourir pour une campagne spécifique.

Nous pouvons obtenir ces informations directement auprès des personnes, par l’intermédiaire de recruteurs ou d’agents tiers ou via des sources accessibles au public.

Dans le cadre de la création d’un contenu faisant figurer un talent, nous traitons les données d’image, et/ou de voix.

Nous (ou notre client) avons un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel des talents afin de permettre la fourniture de nos services.

Lorsque nous traitons à cette fin des données sensibles collectées auprès du talent, nous ne le faisons qu’avec le consentement explicite du talent. Lorsque nous obtenons des données sensibles à partir de sources accessibles au public, nous nous appuyons sur le fait que la personne a manifestement rendu ces informations publiques

Evénements

Nous pouvons organiser et accueillir des road shows et d’autres événements de l’industrie pour promouvoir nos services ou pour le compte de nos clients.

Données d’identification, Données de contact

Si cela est pertinent, nous pouvons collecter et traiter des données sur votre régime alimentaire, votre santé ou autres exigences spécifiques que vous pourriez avoir pour participer à l’événement.

Les participants peuvent également figurer sur des photographies prises lors de nos événements ou sur des vidéos. Ces images peuvent apparaitre dans des publications que nous envoyons à nos clients et/ou publions sur notre Site, dans la presse écrite ou dans d’autres médias (notamment digital, réseaux sociaux).

L’utilisation de ces données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution de nos obligations conformément à tout contrat que nous pouvons avoir conclu avec la personne. Nous ou notre client avons un intérêt légitime à utiliser ces données à caractère personnel afin de nous assurer de fournir efficacement les services.

Lorsque nous vous demandons spécifiquement la permission d’utiliser vos photographies, citations, témoignages ou autres contenus, le traitement par nos soins de ces données à caractère personnel est basé sur ce consentement.

Réseaux sociaux

Nous pouvons collecter ou traiter les données à caractère personnel des personnes qui interagissent avec nous via nos réseaux sociaux (y compris en visitant nos pages de réseaux sociaux ou en communiquant autrement avec nous via les réseaux sociaux).

Nous pouvons également exploiter les pages, comptes ou canaux de réseaux sociaux de nos clients pour le compte de ces derniers.

Données d’identification, Données de contact, Données de profil et Données accessibles au public

Nous avons un intérêt légitime à traiter ces données à caractère personnel afin de nous positionner sur le marché et d’interagir avec le public.

Nous partageons les données à caractère personnel avec les fournisseurs tiers des plateformes de réseaux sociaux aux fins de publicité pour nos Services au moment où la personne utilise l’une de ces plateformes uniquement lorsque celle-ci a donné son consentement.

Surveillance des médias et réseaux sociaux

Dans le cadre du service que nous apportons à nos clients, nous pouvons surveiller des sites médias et des plateformes de réseaux sociaux et collecter des informations sur des personnes directement sur ces sites ou en utilisant un fournisseur tiers de social listening.

Données accessibles au public (notamment sur les réseaux sociaux). Par exemple, les opinions exprimées en ligne sur la façon dont une campagne client a été reçue ou sur une offre client, ou plus généralement sur un sujet pertinent pour un client.

Nous (et nos clients) avons un intérêt légitime à traiter ces données à caractère personnel afin de nous assurer de fournir efficacement les services demandés par nos clients.

Analyse et compréhension des données client sur une base anonyme et/ou agrégée dans le but d’améliorer nos Services et d’aider notre client à mieux comprendre les intérêts de ses propres consommateurs/clients et à améliorer ses produits/services.

Données comportementales et Données techniques, certaines Données de profil.

Veuillez noter que ces services se rapportent souvent à des ensembles de données anonymes (ensembles de données agrégées, ensembles de données statistiques et similaires) et sont utilisés pour des analyses de marché de haut niveau ou pour comprendre les macro-habitudes des consommateurs (entre autres). Dans ce cas nous ne traitons pas de données à caractère personnel.

Dans la mesure où des données personnelles sont traitées, nous (ou notre client) avons un intérêt légitime à traiter ces données à caractère personnel afin de permettre la fourniture de nos Services.

Lorsque vos données sont collectées via l’utilisation de cookies non essentiels, nous nous appuyons sur le consentement pour collecter vos données à caractère personnel et à des fins de traitement ultérieur. Veuillez consulter notre Politique sur les cookies pour plus de détails.

Reporting sur les campagnes

Dans le cadre de notre service à nos clients, nous pouvons collecter des informations sur des personnes par l’intermédiaire de fournisseurs de données tiers ou directement auprès des personnes ou via les réseaux sociaux ou d’autres médias, comme notamment leurs coordonnées et leur opinion sur la façon dont une campagne client particulière a été reçue ou d’autres commentaires qu’elles peuvent avoir à propos d’une campagne ou d’une offre client.

Données d’identification, Données de contact, Données accessibles au public

Nous (et nos clients) avons un intérêt légitime à traiter ces données à caractère personnel afin de nous assurer de fournir efficacement les services demandés par nos clients et de leur offrir un aperçu des performances d’une campagne ou d’une offre client.

Études de marché et groupes de réflexion

Pour la réalisation d’études de marché à l’aide de groupes de réflexion, d’interviews et de tests d’utilisateurs. Nous pouvons le faire pour le compte de nos clients ou pour nos propres besoins.

Données d’identification, Données de contact, Données d’enregistrement, données de préférence relatives aux communications, données relatives à la santé, données relatives à l’opinion, tranche d’âge, nationalité, image et niveau d’éducation.

Nous (et nos clients) avons un intérêt légitime à traiter ces données à caractère personnel afin de nous assurer de fournir efficacement les services demandés par nos clients.

Lorsque nous traitons des données sensibles, collectées directement auprès d’une personne en relation avec cette finalité, nous le faisons uniquement avec le consentement de cette personne.

Lorsque nous obtenons ces informations à partir de sources accessibles au public, nous nous appuyons sur le fait que la personne a manifestement rendu ces informations publiques.

Enquêtes et sondages

Nous pouvons collecter des données à caractère personnel auprès de personnes via des enquêtes ou des sondages dans le but d’obtenir des retours sur nos propres produits et enquêtes ou ceux de nos clients.

La participation à ces sondages est volontaire et les personnes ont la possibilité de décider si elles souhaitent ou non divulguer leurs données à caractère personnel.

Données d’identification, Données de contact et des Données de profil

Nous (et nos clients) avons un intérêt légitime à traiter ces données à caractère personnel afin de nous assurer de fournir efficacement les services demandés par nos clients et de comprendre comment nos clients et leurs produits sont perçus par le marché.

Promotions

Nous pouvons organiser des promotions, des concours ou des offres pour notre propre compte (ou celui de nos clients), ce qui peut nécessiter que les personnes s’inscrivent pour participer. Les données sont récoltées afin d’organiser la promotion, le concours ou l’offre et de livrer les prix ou informer les participants.

La participation à ces événements et la fourniture des données à caractère personnel sont volontaires.

Données d’identification, Données de contact et des Données de profil

L’utilisation des données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution de nos obligations conformément à tout contrat que nous pouvons avoir conclu (par exemple, les conditions générales de la promotion) ou nous (et nos clients) avons un intérêt légitime à utiliser ces données à caractère personnel afin de permettre aux personnes de participer à la promotion, au concours ou à l’offre ou nous pouvons utiliser ces données afin d’exécuter une obligation envers une personne.

Marketing

Nous pouvons utiliser vos données pour vous envoyer (ou envoyer à l’organisation que vous représentez) des communications marketing par e-mail ou par téléphone.

Données d’identification, Données de contact et Données de marketing et de communication

Nous avons un intérêt légitime à utiliser ces données à caractère personnel afin de nous assurer que la promotion de nos Services est adaptée et/ou attractive pour vous ou l’organisation pour laquelle vous travaillez, néanmoins dans certaines situations nous pouvons également devoir obtenir votre consentement pour vous adresser ces communications.

Demandes d’information et média

Nous pouvons collecter des données à caractère personnel concernant des journalistes, des contacts client ou des contacts de l’industrie en rapport à des demandes d’interview, des questions des médias ou des demandes d’informations sur notre agence.

Nous pouvons également offrir aux personnes la possibilité de s’inscrire à des newsletters ou de recevoir des copies de blogs et d’autres informations que nous mettons à disposition.

Données d’identification, Données de contact et Données accessibles au public

Nous (et nos clients) avons un intérêt légitime à traiter ces données à caractère personnel afin de nous assurer de fournir efficacement les services demandés par nos clients et de communiquer les bonnes informations aux demandeurs.

Cartographie de l’industrie

Nous collectons et maintenons des bases de données contenant des informations sur des journalistes, des talents, des influenceurs sur les réseaux sociaux, des utilisateurs des réseaux sociaux et d’autres professionnels du secteur des relations publiques, de l’actualité ou des médias.

Ces informations sont collectées par nous ou par des tiers qui font de l’analyse media.

Ces informations peuvent nous avoir été fournies volontairement par ces personnes ou sont des informations publiques ou des informations disponibles sur des bases de données tierces ou sur des plateformes de contenu tierces (y compris des plateformes de réseaux sociaux).

Nous utilisons ces informations

– pour fournir des services à nos clients, en nous assurant notamment que nous et nos clients sommes au fait de l’opinion publique dans un domaine particulier et pleinement informés lorsqu’il s’agit de traiter avec la presse.

– pour contacter ces personnes afin de discuter des produits et services de nos clients.

– à nos propres fins administratives et promotionnelles internes.

Données d’identification, Données de contact et Données accessibles au public.

Nous (et notre client) avons un intérêt légitime à traiter ces données à caractère personnel afin de fournir efficacement les services demandés par nos clients.

Lorsque les données à caractère personnel collectées sont considérées comme des données d’une catégorie particulière, nous nous appuyons sur le fait que ces dernières ont été manifestement rendues publiques par la personne afin qu’elles soient traitées.

AUTRES TYPES DE TRAITEMENTS

FINALITE

CATEGORIES DE DONNEES

BASE LEGALE

Pour se conformer aux exigences légales applicables, aux normes pertinentes de l’industrie, aux obligations contractuelles et à nos politiques, y compris la présente Politique sur la protection des données et à nos conditions générales d’utilisation, et les appliquer.

Données d’identification, Données de contact

Pour se conformer à nos obligations juridiques.

Administration, finance et conformité, en particulier :

– pour faciliter le fonctionnement et la gestion de notre groupe d’agences ;

– à des fins financières, comptables et fiscales ;

– pour nous conformer à nos obligations légales ;

– pour faire respecter ou protéger nos droits légaux ;

– pour gérer les réclamations ;

– pour protéger les droits de tiers, y compris lorsque la santé ou la sécurité d’une personne est menacée (par exemple, un incendie) et

– dans le cadre d’un transfert ou de la cession d’une activité telle qu’une fusion, une réorganisation, une acquisition par une autre société ou la vente de tout ou partie de nos actifs

Données d’identification, Données de contact, Données financières, Données de transaction et Données accessibles au public

Nous avons un intérêt légitime à utiliser des données à caractère personnel par exemple dans le cadre d’un transfert ou la cession d’une activité, afin de faire respecter nos droits ou pour protéger les droits de tiers.

Concernant toutes les autres fins décrites dans cette section, nous nous appuyons sur notre obligation de conformité au regard de la loi (y compris toute ordonnance d’un tribunal) pour traiter ces données à caractère personnel.

Réception de services

Lorsqu’un prestataire est engagé pour nous fournir ou fournir à nos clients des services (par exemple, une assistance informatique ou des conseils financiers), nous collectons et traitons vos données à caractère personnel en tant que contact au sein du prestataire concerné afin de gérer notre relation ou celle de nos clients avec le prestataire, de recevoir des services et, le cas échéant, de fournir nos services à d’autres, y compris à nos clients.

Données d’identification, Données de contact

L’utilisation de vos données à caractère personnel est nécessaire à l’exécution de nos obligations conformément à tout contrat que nous pouvons avoir conclu avec le prestataire ou nous avons un intérêt légitime à utiliser ces données à caractère personnel afin de gérer la relation avec le prestataire et de fournir nos services à d’autres de manière efficace.

Recrutement

Lorsque des personnes postulent à un emploi chez nous ou expriment autrement leur intérêt à travailler pour nous, nous collectons des données pour :

a) évaluer l’aptitude de la personne pour le poste demandé (ou à des postes futurs pour lesquels la personne pourrait convenir)

b) prendre toutes les mesures nécessaires à l’établissement d’un contrat de travail (ou autre) avec la personne ;

c) nous conformer à toute obligation réglementaire ou légale en lien avec cette candidature ; et

d) examiner le profil du candidat en matière d’égalité d’accès à l’emploi conformément à la législation applicable. Nous ne faisons aucune distinction fondée sur le genre, la race, l’origine ethnique, l’âge, la religion, l’orientation sexuelle, le handicap ou toute autre critère couvert par la législation locale.

Données d’identification, Données de contact, Données de candidature

Lorsque nous utilisons des données à caractère personnel en relation avec le recrutement et la gestion des talents, nous le faisons soit :

– Dans le cadre d’un contrat établi avec la personne ;

– Si nous avons un intérêt légitime à utiliser ces données à caractère personnel afin de nous assurer de prendre les bonnes décisions en matière de recrutement ou de gestion des talents pour l’Agence ;

– Si nous avons l’obligation légale d’utiliser ces données à caractère personnel afin de nous conformer à toute disposition réglementaire.

Nous ne traitons aucune donnée sensible, sauf si nous sommes en mesure de le faire en vertu de la législation applicable ou avec le consentement explicite de la personne.

Pour plus d’informations à ce sujet, veuillez consulter notre Politique de protection des données personnelles dans le cadre du recrutement.

Visites de nos locaux, studios ou sites de production

Des données à caractère personnel peuvent être collectées :

– Lors de la procédure d’enregistrement d’un visiteur de nos locaux, studios ou sites de productions à des fins de sécurité.

– Lorsqu’une personne s’inscrit en tant qu’utilisateur invité pour un accès gratuit au Wi-Fi dans l’un de nos locaux

– à des fins de surveillance des accès Wifi et de tenue de registres, notamment pour identifier la source des demandes de service, optimiser et maintenir les performances du service Wi-Fi et enquêter et prévenir tout abus.

Données d’identification, Données de contact, image (caméras de surveillance), exigences de santé (vaccination, tests Covid-19 conformément à la réglementation ou aux directives gouvernementales)

Données comportementales et techniques liées à toute utilisation gratuite du service Wi-Fi

Nous avons un intérêt légitime à traiter ces données à caractère personnel pour des raisons de sécurité et nous collectons des données relatives à la Covid-19 afin de nous conformer à nos obligations légales en matière de santé et de sécurité, ou d’autres obligations légales introduites en relation avec la pandémie de Covid-19.

Lorsque nous traitons des données à caractère personnel dans le cadre de l’accès gratuit à notre service Wi-Fi, nous avons un intérêt légitime à traiter ces données aux fins de la fourniture du service.

Lorsque nous surveillons l’utilisation gratuite de notre service Wi-Fi afin de garantir une utilisation correcte du système, nous traitons des données à caractère personnel à des fins de suivi et de tenue de registre sur la base du consentement de l’utilisateur invité.

Dans la mesure où la collecte de données personnelles est une exigence légale, contractuelle ou est nécessaire à la conclusion d’un contrat, vous êtes tenu de nous fournir ces données personnelles. Si vous choisissez de ne pas le faire, il se peut que nous ne soyons pas en mesure de vous offrir certains de nos services ou certaines fonctionnalités du Site.

PARTAGE DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Nous ne partageons des données à caractère personnel avec d’autres que lorsque nous sommes légalement autorisés à le faire. Lorsque nous le faisons, nous mettons en place des accords contractuels et des mécanismes de sécurité afin de protéger les données à caractère personnel partagées et de respecter nos normes et obligations en matière de protection, de confidentialité et de sécurité des données.

Nous pouvons (sous réserve de ce qui précède) exceptionnellement partager des données avec les entreprises du groupe Omnicom, les réseaux Omnicom ou avec nos agences partenaires. Pour plus d’informations sur le groupe Omnicom, veuillez consulter: Advertising and Marketing Agencies | Omnicom Group.

En outre (toujours sous réserve de ce qui précède), nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec des tiers, comme indiqué dans le tableau ci-dessous. Cette liste n’est pas exhaustive et nous pouvons être amenés à partager des données à caractère personnel avec d’autres tiers dans certaines circonstances

Nos clients	Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec nos clients aux fins de la fourniture des Services.
Entreprises de livraison et poste	Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec les fournisseurs qui nous aident à fournir nos Services à nos clients.
Partenaires des événements et fournisseurs d’événements	Lorsque nous organisons des événements, nous partageons vos données à caractère personnel avec les tiers qui nous aident dans le fonctionnement et l’administration de ces événements. Lorsque nous organisons un événement en partenariat avec d’autres prestataires, nous partageons vos données à caractère personnel avec ces prestataires pour une utilisation des données en lien avec l’événement.
Hôtels, lieux et prestataires de transport	Nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec divers hôtels, lieux, et/ou prestataires de transport dans le cadre de la fourniture de nos services.
Prestataires de production de contenu	Lorsque nous travaillons sur une production particulière ou que nous créons autrement un contenu, nous pouvons partager vos données à caractère personnel avec nos différents fournisseurs de production et/ou de création de contenu, y compris, sans s’y limiter, les sociétés de production, les artistes, les éditeurs, les créatifs, les maisons de post-production, les fournisseurs de salles et/ou les traiteurs.
Partenaires publicitaires	Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des partenaires publicitaires tiers, y compris ceux qui appartiennent à Omnicom Group et qui sont énumérés dans notre Politique sur les cookies et/ou notre outil de gestion des préférences en matière de cookies lorsque vous utilisez notre Site. Ces données sont utilisées pour vous fournir de la publicité personnalisée en ligne et mesurer l’efficacité de cette dernière et pour d’autres activités liées à la publicité.
Prestataires informatiques	Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec les prestataires qui nous aident à gérer notre Site et à fournir, exécuter et gérer nos systèmes informatiques internes. Ces tiers peuvent également inclure, par exemple, des prestataires de technologies de l’information, des fournisseurs de logiciels en tant que services (SaaS) basés sur le Cloud, des services de gestion de l’identité, de conception de sites Web, d’hébergement et de gestion, d’analyse de données, de sauvegarde de données, de sécurité et de stockage. Les serveurs qui alimentent et facilitent cette infrastructure Cloud sont situés dans des centres de données sécurisés basés partout dans le monde et les données à caractère personnel peuvent être stockées dans l’un d’entre eux. Nous pouvons également partager vos données à caractère personnel avec des tiers pour nous aider à effectuer de la mesure d’audience. Ces fournisseurs sont décrits dans notre Politique sur les cookies ou sur l’outil de gestion des consentements aux cookies.
Fournisseurs de paiement et banques	Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des tiers qui nous aident à facturer et/ou effectuer/recevoir des paiements.
Spécialistes tiers du marketing par courrier/email et de la gestion de la relation client	Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des fournisseurs spécialisés qui nous aident à gérer notre base de données marketing et à envoyer des communications marketing par e-mail.
Agences de recrutement et organisations connexes	Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des recruteurs externes, des fournisseurs tiers qui effectuent des vérifications des antécédents pour notre compte et des entités au sein de notre groupe à des fins de recrutement.
Fournisseurs tiers qui nous aident à gérer nos promotions	Nous partageons des données à caractère personnel avec des fournisseurs spécialisés qui nous aident dans la gestion de nos tirages au sort, prix, concours et autres promotions.
Auditeurs, avocats, comptables et autres sociétés de conseil	Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec des sociétés de services professionnels qui nous conseillent et nous assistent en ce qui concerne la gestion réglementaire de notre organisation et en relation avec tout litige dans lequel nous pourrions être impliqués.
Autorités administratives ou judiciaires	Nous pouvons partager des données à caractère personnel avec les autorités chargées de l’application de la loi ou d’autres agences gouvernementales et réglementaires, ou d’autres tiers, tel que requis par la loi ou à la réglementation applicable.
Autres tiers	Nous pouvons occasionnellement recevoir des demandes de tiers habilités à obtenir la divulgation de données à caractère personnel, par exemple pour vérifier que nous nous conformons à la loi et à la réglementation applicables, pour enquêter sur un crime présumé ou pour établir, exercer ou défendre des droits légaux. Nous ne répondrons aux demandes de communication de données à caractère personnel que si nous sommes autorisés à le faire conformément à la loi ou à la réglementation applicable.

TRANSFERTS DE DONNEES PERSONNELLES HORS DE L’ESPACE ECONOMIQUE EUROPEEN

Si vous êtes situé dans l’Espace économique européen (« EEE »), nous nous conformerons à la législation applicable en matière de protection des données pour fournir une protection adéquate lors du transfert de données personnelles à des destinataires situés dans des pays en dehors de l’EEE.

Dans le cas où nous transférons vos données personnelles vers un pays tiers ou une organisation internationale en dehors de l’EEE (par exemple, si vos données doivent être envoyées à notre holding, aux États-Unis, ou à d’autres agences de notre groupe), nous nous assurerons que vos données personnelles sont transférées vers des pays tiers qui offrent un niveau de protection « adéquat » selon la Commission européenne (une liste des pays tiers adéquats est disponible sur le site Web de la Commission européenne), ou alternativement, lorsque vos données personnelles ne sont pas envoyées vers un pays qui offre un niveau de protection adéquat, nous mettrons en place des garanties appropriées avec l’entité qui reçoit vos données personnelles (par exemple, les clauses contractuelles types (« CCT ») de la Commission Européenne ou les règles d’entreprise contraignantes) afin de garantir que vos données personnelles restent protégées conformément au droit applicable en matière de protection des données.

Pour en savoir plus sur les CCT que nous utilisons, veuillez consulter le site suivant : Clauses Contractuelles Types pour le transfert de données personnel vers des pays tiers | Commission Européenne (europa.eu).

OBTENTION ET GESTION DE VOTRE CONSENTEMENT

Lorsque l’utilisation, par nos soins, de vos données à caractère personnel nécessite votre consentement, vous pouvez fournir ce consentement :

au moment où nous collectons vos données à caractère personnel, en suivant les instructions fournies; ou
en nous informant par e-mail, courrier ou téléphone, en utilisant les coordonnées indiquées dans la présente Politique.

Veuillez noter que si vous consentez spécifiquement à toute utilisation supplémentaire de vos données à caractère personnel, nous pourrons utiliser ces données d’une manière compatible avec ce consentement.

Si vous recevez des communications promotionnelles ou marketing ou toute autre communication commerciale de notre part, pour vous désabonner de tout courrier électronique futur, vous devez nous envoyer une demande aux coordonnées figurant dans la section intitulée « comment nous contacter » ou utiliser le bouton de désabonnement inclut dans chaque communication marketing.

CONFIDENTIALITÉ ET SÉCURITÉ DE VOS DONNÉES PERSONNELLES

Nous nous engageons à assurer la sécurité des données à caractère personnel que vous nous communiquez et nous avons mis en place des politiques, des règles et des mesures techniques de sécurité des informations afin de protéger les données à caractère personnel sous notre contrôle contre tout accès non autorisé, utilisation ou divulgation inappropriée, modification non autorisée et destruction illégale ou perte accidentelle. En outre, tous nos employés et sous-traitants (à savoir ceux qui traitent vos données à caractère personnel pour notre compte) sont tenus de respecter la confidentialité des données à caractère personnel de tous les utilisateurs de notre Site et de ceux qui achètent nos Services.

VOS DROITS EN TANT QUE PERSONNE CONCERNEE

Vous disposez des droits suivants concernant les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, dans certaines circonstances :

Vous pouvez demander l’accès et obtenir des copies de toutes les données personnelles que nous avons traitées à votre sujet ;

Vous pouvez également demander que les données à caractère personnel vous concernant qui sont inexactes ou incomplètes soient rectifiées ou complétées. Toutefois, veuillez noter qu’il incombe à toute personne de nous fournir des données personnelles exactes et de nous informer de tout changement ;

Vous pouvez demander l’effacement de vos données personnelles

Vous pouvez vous opposer au traitement de vos données personnelles, nous demander de restreindre le traitement de vos données personnelles à certaines finalités ou demander la portabilité de vos données personnelles dans un format électronique couramment utilisé ;

Si nous collectons et traitons vos données personnelles avec votre consentement, vous pouvez retirer votre consentement à tout moment. Le retrait de votre consentement n’affecte pas la légalité de tout traitement basé sur votre consentement avant son retrait ;

Vous pouvez nous donner des instructions concernant l’utilisation de vos données personnelles après votre décès.

Vous pouvez exercer ces droits par écrit en utilisant nos coordonnées indiquées dans la section intitulée « comment nous contacter« . Nous nous efforcerons de répondre rapidement à vos demandes. Nous gérerons votre demande conformément à la législation applicable en matière de protection des données. Si votre demande est refusée, nous vous informerons des raisons de ce refus.

En outre, si vous n’êtes pas satisfait de la réponse donnée concernant le traitement de vos données personnelles, vous avez le droit d’introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle en écrivant à l’adresse suivante: Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, (CNIL) 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

Veuillez noter que, pour que vous puissiez faire valoir ces droits, nous pourrons avoir besoin de vérifier votre identité afin de confirmer votre droit d’accéder à vos données à caractère personnel. Cette mesure de sécurité vise à s’assurer que les données à caractère personnel ne sont divulguées à quiconque n’ayant pas le droit de les recevoir.

COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS NOUS VOS DONNEES PERSONNELLES?

Nous ne conservons les données à caractère personnel que le temps nécessaire aux fins décrites dans la présente Politique sur la protection des données, après quoi celles-ci sont supprimées de nos systèmes, sauf instructions contraires du responsable de traitement lorsque notre client est responsable de traitement.

Si des données à caractère personnel ne sont utiles que pendant une courte période (par ex. pour un événement ou une campagne marketing spécifique ou en relation avec un recrutement), nous les supprimerons à la fin de cette période.

Si vous avez choisi de ne plus recevoir de communications marketing de notre part, nous devrons conserver certaines données à caractère personnel sur une liste de suppression afin de ne plus vous envoyer de communications à l’avenir.

DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL RELATIVES À DES MINEURS

Notre Site ne cible pas et n’est pas destiné à être utilisé par des mineurs et nous ne collectons pas sciemment les données à caractère personnel de mineurs. Cependant, en raison de la nature de notre organisation et des Services que nous fournissons, nous pouvons, de temps à autre, collecter et traiter des données à caractère personnel de mineurs. Si nous collectons de telles données, nous nous conformerons à toutes les lois et réglementations applicables au traitement des données à caractère personnel des personnes mineures.

LIENS VERS DES SITES TIERS

Ce Site contient des liens vers des sites Web et des services tiers. N’oubliez pas que lorsque vous utilisez un lien pour aller de notre Site vers un autre site Web ou que vous demandez un service à un tiers, la présente Politique sur la protection des données ne s’applique pas à ces sites Web tiers et fournisseurs de services tiers, sauf si nous agissons en tant que co-responsable du traitement au regard de vos données à caractère personnel avec ce tiers.

Votre navigation et votre interaction sur tout autre site Web, ou vos relations avec tout autre fournisseur de services tiers, sont soumises aux règles et politiques propres à ce site Web ou à ce fournisseur de services tiers. Nous ne surveillons et ne contrôlons pas les pratiques de tiers en matière de confidentialité.

Ce Site peut intégrer des services de réseaux sociaux. Vous comprenez que nous ne contrôlons pas ces services et ne sommes pas responsables de la manière dont ils fonctionnent. Même si nous pouvons vous permettre d’utiliser ces services en relation avec notre Site, nous le faisons par commodité et comptons, comme vous, sur le fait qu’ils fonctionnent de manière correcte et appropriée.

COMMENT NOUS CONTACTER

Si vous avez des questions concernant la présente Politique sur la protection des données ou si vous souhaitez exercer vos droits en tant que personne concernée, vous pouvez nous contacter par les moyens suivants :

Email	[email protected]
Adresse postale	TBWA\GROUPE – DPO, 162 rue de Billancourt, 92100 Boulogne Billancourt

MODIFICATIONS DE LA PRÉSENTE POLITIQUE

Nous mettrons à jour, de temps à autre, la présente Politique sur la protection des données afin d’intégrer toute modification ou proposition de modification au regard de l’utilisation que nous faisons des données à caractère personnel ou pour nous conformer aux changements dans les lois applicables ou les exigences réglementaires.

Si nous avons votre contact, nous pouvons vous informer par e-mail de toute modification importante apportée à la présente Politique, mais nous vous encourageons à consulter celle-ci régulièrement afin de vous tenir au courant de la manière dont nous utilisons vos données à caractère personnel. Si une mise à jour de la présente Politique est effectuée, la date d’effet sera portée en haut de la page.

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Privacy Notice

Last Updated: August 2022

PURPOSE OF THIS PRIVACY NOTICE
SCOPE OF THIS PRIVACY NOTICE
TYPE OF PERSONAL DATA WE COLLECT/PROCESS
HOW WE COLLECT PERSONAL DATA
WHO WE COLLECT PERSONAL DATA ABOUT
HOW WE USE PERSONAL DATA (PURPOSES / LEGAL BASIS)
SHARING YOUR PERSONAL DATA
TRANSFERS OF PERSONAL DATA OUTSIDE OF THE EUROPEAN ECONOMIC AREA
OBTAINING YOUR CONSENT
CONFIDENTIALITY AND SECURITY OF YOUR PERSONAL DATA
YOUR RIGHTS AS A DATA SUBJECT
HOW LONG DO WE KEEP YOUR PERSONAL DATA?
PERSONAL DATA OF MINORS
THIRD PARTY LINKS AND SERVICES
HOW TO CONTACT US
CHANGES TO THIS POLICY

PURPOSE OF THIS PRIVACY NOTICE

This Privacy Notice (“Privacy Notice”) sets out how DDB Health, French law agency of TBWA Groupe with registered office at 52 avenue Emile Zola 92100 Boulogne Billancourt, registered in Nanterre under number 404 752 297 (“Agency”, “we”, “us” or “our”) processes your personal data in connection with the services we offer (“Services”), including the provision of our website at https://www.ddbhealth.fr/ (“Site”).

In particular, this Privacy Notice explains our approach to any personal data (i) that we might collect from you when you use our Site or Services during any other interactions with us, or (ii) which we might otherwise process as data processors when providing Services to our clients (including the personal data we collect, why we collected it and your rights in respect of our processing of your personal data).

For the purpose of this Privacy Notice, we shall be considered a data controller of your personal data in connection with use cases identified in this Privacy Notice. Please note that in many cases where we process data in relation to Services that we provide, we may carry out the activities referred to in this Privacy Notice in our capacity as a data processor acting on behalf of our clients.

This Privacy Notice is intended to assist you in making informed decisions when using the Site and our Services. Please take a moment to read and understand this Privacy Notice. It is intended to be read in conjunction with our Terms of Use and Cookie Notice.

Finally, this Privacy Notice is intended to meet the requirements of the Regulation (EU) 2016/79 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data (known as “GDPR”), as well as the French legislation “Loi informatique et libertés” as amended. When we say GDPR, we mean both applicable law.

SCOPE OF THIS PRIVACY NOTICE

This Privacy Notice only applies to the use of your personal data obtained by us, whether from you directly or from a third party. It does not apply to personal data collected by third parties during your communications with those third parties or your use of their products or services (for example, where you follow links on our Site to third party websites over which we have no control).

Further, this Privacy Notice is not intended to cover the processing of workplace personal data. Accordingly, if you are engaged as a worker for us, please see our Workplace Privacy Notice which sets out further information about how we may process your personal data in connection with your employment and/or engagement.

TYPE OF PERSONAL DATA WE COLLECT/PROCESS

When we talk about personal data we mean any information which relates to an identified or identifiable living individual. Individuals might be identified by reference to a name, an identification number, location data, an online identifier (such as an IP address) or to other factors that are specific to them, such as their physical appearance. Categories of personal data we may collect and process about you include:

Identity Data	First name; last name.
Contact Data	email address; telephone number; social media handle ; post address.
Applicant Data	Date of birth; gender; country; nationality; CVs, work experience, education; and any other personal data that you may provide in advance of/during the recruitment process.
Image Data	Photos; video recordings.
Financial Data	Bank details
Transaction data	Details of payments made between you and us; details of services purchased from us.
Profile Data	Interests and preferences; contact preferences; whether you have participated in any promotions or competitions; feedback and survey responses; the content of any messaging you send using any Enquiry Form or Chat function on the Site.
Behavioural Data	Data relating to your browsing activity, obtained through the use of cookies, pixel tags and other similar technologies; information about when your current or previous sessions started; details about any services you viewed on the Site. See details in the Cookie policy.
Technical Data	IP address; browser type and operating system; location, to ensure we’re showing you the correct notices and information; any other unique numbers assigned to a device.
Marketing and Communications Data	Marketing preferences; service communication preferences.
Publicly Available Data	Information about articles (or similar) that you may have published; Information about your interests or affiliations or publicly stated positions on political matter, corporate matters and similar.

For more information about the personal data we collect please refer to section ‘HOW WE USE PERSONAL DATA’ below.

HOW WE COLLECT PERSONAL DATA

We may collect and receive your personal data using different methods:

Personal data you provide to us	You may give us your personal data directly, for example, when you obtain services via our Site, contact us with enquiries, complete forms on our Site, subscribe to receive our marketing communications or provide feedback to us.
Personal data we collect using cookies and other similar technologies	When you access and use our Site, we will collect certain Behavioural Data and Technical Data. We collect this personal data by using cookies and other similar technologies.
Personal data received from third parties	We may receive personal data about you from third parties. Such third parties may include analytics providers, data brokers, third party directories and third parties that provide technical services to us so that we can provide our Site and our Services.
Publicly available personal data	From time to time, we may collect personal data about you (Identity Data, Contact Data, or Publicly Available Data) that is contained in publicly available sources (including open source data sets or media reports) or that you or a third party may otherwise make publicly available (for example through speeches at events or publishing articles or other news stories or posts on social media platforms).

WHO WE COLLECT PERSONAL DATA ABOUT

We collect and process personal data from the following people:

Site visitors	We will collect and process your personal data in connection with your interaction with us and our Site.
People who contact us with enquiries	If you contact us with an enquiry through our Site, submit a complaint or provide any feedback to us in our surveys and feedback forms, we will collect and process your personal data in connection with your interaction with us and our Site.
Client personnel	We may collect and process your personal data in connection with the supply of services to you and/or your organization.
Talent	If you supply services and/or content to us and/or work with us to provide services to our client (including featuring in content we produce), we may collect or process your personal data, such as your Identity Data, Contact Data, Financial Data, CVs in connection with such supply of services and/or content to us and our clients.
Partner/supplier personnel	If you (or your organisation) supply products or services to us or otherwise partner with us, we may collect and process your personal data in connection with our receipt of those products and services and/or partnership. This may include personal data included in any email or telephone communications or recorded on any document relating to an order for the products or services, such as your Contact Data.
Visitors to our offices, studios, production sites	If you attend one of our physical offices or other locations, we may process personal data that you volunteer in connection with your visit and any enquiries you make. For example, you may volunteer personal data when signing in as a guest, or when you register for and access our guest Wi-Fi network at our premises. CCTV footage may also be collected for security purposes.
Event attendees	If you attend one of our events, we will process personal data about you in connection with your attendance at the event. For example, we may ask you to complete a registration or feedback form, or other documents relating to the event.
Job applicants	If you apply for a job with us, whether through the Site or otherwise, we will collect and process your personal data in connection with your application.
Members of the public	We may process your data in connection with the provision of the Services to our clients.
Client customers/potential customers Public figures/politicians Commentators/authors/journalists	We may process your data in connection with the provision of the Services to our clients.

HOW WE USE PERSONAL DATA (PURPOSES / LEGAL BASIS)

The below schedule provides you an overview of the personal data we collect about you, why we collect it (“purpose”) and what the legal ground for this processing is.

PROCESSING VIA THE WEBSITE
PURPOSE	CATEGORIES OF PERSONAL DATA	LEGAL GROUND
To respond to your inquiries	Identity Data Contact Data	Depending on the requests : · Necessary for the performance of a contract or in order to take steps at your request prior to entering into a contract · Or Legitimate interest
To provide you with information on our services through direct marketing	Identity Data Contact Data	Depending on the applicable legal requirements: · Your consent · Our legitimate interest to process your personal data for direct marketing purposes
To personalize your experience on the Sites, e.g. to remember cetain information so you will not have to re-enter it or to tailor the Sites around your preferences;	Behavioural Data and Technical Data (in aggregate)	Personal data processed via cookies: · Cookies that are strictly necessary: our legitimate interest to tailor our websites to you · Cookies that are not strictly necessary: your consent
To interact with Social Media, e.g. if you click on one of the social media links on our Site or otherwise interact with our social media pages such as on Facebook or Instagram (including interacting with any ‘like’ or similar embedded features on our Site or social media accounts). The social media platform may also be a controller in respect of the personal data that is collected via your use of our social media pages and may use that personal data for additional purposes. For details of how the relevant social media platform uses your personal data, please see the privacy notice of the relevant social media platform.	Behavioural Data and Technical Data	Depending on the applicable legal requirements: · Your consent · Our legitimate interest to promote our site and brands via social media, to ensure we provide the site in an effective way
To operate, evaluate and improve our Site and our Services (including developing new services; enhancing and improving our services; analyzing our services; managing our communications; performing data analytics; and performing accounting, auditing and other internal functions)	Behavioural Data and Technical Data (in aggregate)	Personal data processed via cookies: · Cookies that are strictly necessary: our legitimate interest to measure and enhance the Sites and to learn about the effectiveness of our communications · Cookies that are not strictly necessary: your consent
Where we process personal data on behalf of our client as a data processor, we do not require a legal basis for such processing. Our client, as data controller defines the appropriate legal basis.
PROVISION OF OUR SERVICES
PURPOSE	CATEGORIES OF PERSONAL DATA	LEGAL GROUND
Content creation and managing talents e.g. to select talents for a particular campaign and work with that talent.	Identity Data, Contact Data, Applicant Data and Publicly Available Data as well as biography and personal preferences of individuals we may use for a particular campaign We may obtain this information directly from the individual, via third party recruiters or agents, or publicly available sources. As part of creating the content featuring the talent, we will process their Image Data or Voice as well as Identity and Applicant Data.	It is in our legitimate interests (or those of our client) to process talent personal data in this way to enable us to provide our services. Where we process special category data in connection with this purpose that was collected from the talent directly, we will only do so with the talent’s explicit consent. Where we obtain this special category from publicly available sources, we will rely on the fact that the individual made such information manifestly public.
Managing events	This may include identification and contact data, special categories of personal data (e.g. allergies) and images.	Necessary for the performance of a contract or in order to take steps at your request prior to entering into a contract Consent (where legally required to take and process your image).
Media and Social Media monitoring As part of our service to our clients, we may monitor media sites (including social media sites) and collect information about individuals from these sites directly or using a third party social listening provider	Publicly Available Data on Social Media including opinions on how a particular client campaign was received or a client offering or on a topic that is relevant to our client more generally.	It is in our legitimate interests (and those of our clients) to process personal data in this way to ensure we provide the services requested by our clients in an effective and efficient way.
Social media We may collect or process individuals’ personal data who engage with us through our social media channels (including by visiting our social media pages or otherwise communicating with us via social media). We may also operate our client’s social media pages, accounts or channels acting on their behalf.	Contact Data, Identity Data and some Profile and Publicly Available Data	It is in our legitimate interests to process personal data in this way so that we can market ourselves and engage with the public. We will only share personal data with the third-party providers of the Social Platforms, so that we can advertise our Services whilst the individual is using those Platforms, where they have provided their consent.
Client data insight and analysis on an anonymised and/or aggregate basis so that we can improve our services and help our client to better understand their own customers’ interests and improve their products/ services.	The data that is collected includes Behavioural Data and Technical Data, and certain Profile Data. Please note that often such services will relate to anonymous data sets (aggregated data sets, statistical data sets and similar) and are used for high-level market analytics or understanding macro consumer habits (amongst other things). When we do this, we and our clients are not processing personal data.	To the extent the above involves personal data, it is in our legitimate interests to process personal data in this way to enable us to provide our services. Where your data is collected through the use of non-essential cookies, we rely on consent to collect your personal data and for the onward processing purpose. Please see our Cookie Notice for further details.
Events We may organise and host road shows and other industry events to promote our services or on behalf of clients.	Identity Data and Contact Data (including email address, postal address and telephone number) If relevant, we may collect and process any dietary or other requirements you may have. You may also feature in photographs taken at our events and such photographs may appear in publications we send to our clients and/or publish on our Site, in print or other media.	It is necessary for us to use personal data to perform our obligations in accordance with any contract that we may have with the individual, or it is in our or our client’s legitimate interest to use personal data in such a way to ensure that we provide our services in an effective and efficient way. If we specifically ask your permission to use your photographs, quotes, testimonials or other content, then our processing of such personal data will be based on consent. Where we put on events solely at the specific request of our clients we do so in our capacity as our client’s data processor and therefore do not require a legal basis to process personal data.
Campaign reporting As part of our service to our clients, we may collect information about individuals through third party providers or directly from the individual or through social media or other media outlets such as their contact details and opinions on how a particular client campaign was received or other feedback they may have about a campaign or a client offering.	Identity Data, Contact Data, Publicly Available Data	It is in our legitimate interests (and those of our clients) to process personal data in this way to ensure we provide the services requested by our clients in an effective and efficient way and provide our clients with insight into the performance of a campaign or client offering.
Market research and focus groups For the purposes of carrying out market research through focus groups, interviews and user testing. We may do this on behalf of our clients or for our own purpose.	Identity Data, Contact Data, Registration Data, Preference Data records of communications, health data, opinion data, age range, nationality, image, and education history	It is in our legitimate interests (or those of our clients) to process personal data to ensure that we provide the services requested by our clients in an effective and efficient way. Where we process special category data that was collected from an individual directly in connection with this purpose, we will only do so with the individual’s explicit consent. Where we obtain this information from publicly available sources, we will rely on the fact that the individual made such information manifestly public.
Surveys and voting for the purposes of obtaining feedback on our own or our clients’ products and surveys. Participation in such polls is voluntary and individuals will have the opportunity to decide whether or not to disclose personal data.	Identity Data, Contact Data and Profile Data	It is in our legitimate interests (and those of our clients) to obtain feedback on our products or services.
Promotions We may conduct promotions, contests or giveaways on our own behalf (or on behalf of our clients), which may require that individuals register to enter. We collect personal data from individuals in order to conduct the promotion, contest or giveaway and to deliver prizes or notices. Participation in these events and providing us with personal data is voluntary.	Identity Data, Contact Data and Profile Data	It is necessary for us to use personal data to perform our obligations in accordance with any contract that we may have (e.g. the promotion terms and conditions) or it is in our legitimate interests (and those of our clients) to process personal data in this way in order to enable individuals to participate in the promotion, contest or giveaway or we may do so in order to perform an obligation owed to individual.
Marketing : to send you (or the organisation you represent) marketing communications by email or via phone.	Identity Data, Contact Data and Marketing and Communications Data	It is in our legitimate interest to use your personal data to ensure the promotion of our services is tailored and/or appealing to you and/or the organization you work for although sometimes we may also obtain your consent.
Media and informational inquiries. Data about journalists, client contacts or industry contacts for interviews requests, for media questions, or requests for information about our Agency. To receive newsletter, or other forms of information that we make available.	Identity Data, Contact Data and Publicly Available Data	It is in our legitimate interests (and those of our clients) to process personal data in this way to ensure we provide the services requested by our clients in an effective and efficient way and that we provide the right information to those who request it.
Industry Mapping We collect, and maintain data bases containing, information about journalists, talent, social media influencers, social media users and other professionals in the public relations, news or media industry collected by us or by our trusted third party media analytics service providers. This information may be information that is voluntarily supplied to us by the concerned individuals, or information that is public , in third party platforms (including social media platforms) or available in third party databases. Further we may collect and/or review other publicly available news stories and other journalistic content to understand what people are saying about us, our services and/or our clients. We use this information to provide our services to our clients including ensuring we and our clients are fully up to speed on public opinion in any particular area and are fully briefed when it comes to dealing with the press. We may also use this information to contact those individuals to discuss our services or our clients’ goods and services. We may also use this information for our own internal administrative and promotional purposes.	Identity Data, Contact Data and Publicly Available Data	It is in our legitimate interests (or those of our client) to process personal data in this way so that we can provide the services requested by our clients in an effective and efficient way. Where the personal data collected is considered special personal data, we rely on the fact that the personal data has been manifestly made public by individual in order to process their personal data.
Where we process personal data on behalf of our client as a data processor, we do not require a legal basis for such processing. Our client, as data controller defines the appropriate legal basis.
OTHER TYPES OF PROCESSING
PURPOSE	CATEGORIES OF PERSONAL DATA	LEGAL GROUND
To comply with and enforce applicable legal requirements, relevant industry standards, contractual obligations and our policies, including this Privacy Notice and our Terms of Service.	This may include your contact details, which may include your name, e-mail address, postal address and contact telephone number	To comply with a legal obligation
Business administration, finance and legal compliance, in particular: · to facilitate the operation or effective management of our group of businesses; · for financial, accounting and tax purposes; · to comply with our legal obligations; · to enforce or protect our legal rights; · to deal with complaints; · to protect the rights of third parties (including where health or security of an individual is endangered (e.g. a fire); and · in connection with a business transition or sale such as a merger, re-organisation, acquisition by another company, or sale of all or a portion of our assets.	This may include identification data, contact data, financial data, transaction data, Publicly Available Data We will not process any special (or sensitive) categories of personal data or personal data relating to criminal convictions or offences except where we are able to do so under applicable legislation or with the individual’s explicit consent.		Where we use personal data in connection with a business transition, to enforce our legal rights or to protect the rights of third parties, it is in our legitimate interest to do so. For all other purposes described in this section, we will rely on our obligation to comply with law (including any court order) to process such personal data.
Receipt of services If we have engaged an organisation to provide us or our client with services (for example, IT support or financial advice), we will collect and process your personal data if you are a contact within the relevant organisation in order to manage our relationship or our clients with the organization, to receive services from the organisation and, where relevant, to provide our services to others including our clients.	Contact and Identity Data		It is necessary for us to use personal data in this way to perform our obligations in accordance with any contract that we may have with the organisation, or it is in our legitimate interest to use personal data in such a way to ensure that we have an effective working relationship with the organisation and are able to provide our services to others in an effective way.
Recruitment If individuals apply for a job with us or otherwise express an interest in working for us, we will use personal data for the following purposes: a) to assess the individual’s suitability for any position for which they applied (or future positions for which we think the individual may be suitable); b) to take any steps necessary to enter into any contract of employment (or otherwise) with the individual; c) to comply with any regulatory or legal obligations in relation to any such application; and d) to review our equal opportunity profile in accordance with applicable legislation. We do not discriminate on the grounds of gender, race, ethnic origin, age, religion, sexual orientation, disability or any other basis covered by local legislation.	Contact details, Identity Data and CV or resume information		Where we use personal data in connection with recruitment and talent management it will be in connection with us entering into a legal contract with them or it is in our legitimate interest to use personal data in such a way to ensure that we can make the best recruitment and talent management decisions for our Agency, or it is our legal obligation to use such personal data to comply with any legal obligations imposed upon us. We will not process any special data except where we are able to do so under applicable legislation or with the individual’s explicit consent. For further information about this please see our RECRUITMENT NOTICE available on our Site.
Visiting our premises, studios or production sites For the sign in process to enter our premises To use our Wi-Fi access as a guest For monitoring of the Wi-Fi and record-keeping purposes, including to identify the source of service requests, optimise and maintain performance of the Wi-Fi service, and investigate and prevent system abuse.	Identity or Contact Data, image (surveillance cameras), health requirements (covid 19 vaccination or testing in accordance with government regulation or guidance), Behavioural and Technical Data in connection with any use of this free Wi-Fi service		It is in our legitimate interests to process personal data for security reasons and we may collect data relating to Covid-19 in order to comply with our legal obligations in relation to health and safety, or other legal obligations introduced in relation to the Covid-19 pandemic. Where we process personal data in connection with providing access to our free Wi-Fi service, it is in our legitimate interests to process personal data in this way to provide the service. Where we monitor use of our free Wi-Fi service to ensure proper use of the system, we process personal data for monitoring and record-keeping purposes based on guest user consent.

Where we process personal data on behalf of our client as a data processor, we do not require a legal basis for such processing. Our client, as data controller defines the appropriate legal basis.

To the extent that the provision of personal data is a legal or a contractual requirement or a requirement necessary to enter into a contract, you are required to provide this personal data to us. If you choose not to do so, we may not be able to offer you certain of our Services and features of the Sites.

SHARING YOUR PERSONAL DATA

We only share personal data with others when we are legally permitted to do so. When we share personal data with others, we put contractual arrangements and security mechanisms in place to protect the personal data shared and to comply with our data protection, confidentiality and security standards and obligations.

We may share data (subject to the above) within Omnicom Group companies, Omnicom Networks, or with our partner agencies. For more information about the Omnicom Group, please see here: Advertising and Marketing Agencies | Omnicom Group

Further (again subject to the above) we may share your personal data with third parties, as set out in the table below. This list is non-exhaustive and there may be circumstances where we need to share personal data with other third parties.

Our clients	When relevant, we may share personal data with our clients for the purposes of providing them with Services.
Delivery and courier companies	We may share personal data with suppliers who assist us in providing our Services to our customers.
Event partners and suppliers	When we run events, we may share your personal data with third-party service providers that are assisting us with the operation and administration of that event. If we are running an event in partnership with other organisations, we will share your personal data with such organisations for use in relation to the event.
Hotel and transport suppliers	We may share your personal data with various hotel and/or transport providers in connection with the provision of our services.
Production suppliers	When we work on a particular production or otherwise create content, we may share your personal data with our various production and/or content creation suppliers including without limitation production companies, artworkers, editors, creatives, post production houses, venue suppliers and/or caterers.
Advertising partners	We may share personal data with third party advertising partners, including those within the Omnicom Group and those set out in our Cookie Privacy Notice and/or our Cookie preference centre when you use our Site. This data is used to provide you with, and measure the effectiveness of, online personalised advertising and for other advertising related activities.
Third-party IT suppliers	We may share personal data with third parties who support us in providing our Site and help provide, run, and manage our internal IT systems. Such third parties may also include, for example, providers of information technology, cloud-based software-as-a-service providers, identity management, website design, hosting and management, data analysis, data back-up, security, and storage services. The servers powering and facilitating that cloud infrastructure are located in secure data centres around the world, and personal data may be stored in any one of them. We may also share your personal data with third-party service providers to assist us with insight analytics. These providers are described in our Cookie Notice or in the Cookie Management Plateform.
Payment providers and banks	We may share personal data with third parties who assist us with our invoicing and/or making/receiving payments.
Third-party post/email marketing and CRM specialists	We may share personal data with specialist suppliers who assist us in managing our marketing database and sending out email marketing communications.
Recruitment agencies and related organisations	We may share personal data with external recruiters, third-party providers that undertake background checks on our behalf and other entities within our group of companies for recruitment purposes.
Third-party suppliers who assist us in administering our promotions	We share personal data with specialist suppliers who assist us in administering our prize draws, prize competitions and other promotions.
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Law enforcement or other government and regulatory agencies and bodies	We may share personal data with law enforcement or other government and regulatory agencies or other third parties as required by, and in accordance with, applicable law or regulation.
Other third parties	Occasionally, we may receive requests from third parties with authority to obtain disclosure of personal data, such as to check that we are complying with applicable law and regulation, to investigate an alleged crime, or to establish, exercise or defend legal rights. We will only fulfil requests for personal data where we are permitted to do so in accordance with applicable law or regulation.

TRANSFERS OF PERSONAL DATA OUTSIDE OF THE EUROPEAN ECONOMIC AREA

If you are located in the European Economic Area (“EEA”), we will comply with Applicable Data Protection Law in terms of providing adequate protection for the transfer of personal data to recipients in countries outside of the EEA.

In case we transfer your personal data to a third country or international organisation (i.e., outside the EEA – for instance if your data needs to be sent to our holding, in the US, or to other agencies from our Group), we will make sure that your personal data is either transferred to third countries that are deemed to be offering an “adequate” level of protection by the European Commission (a list of adequate third countries is available on the European Commission’s website), or alternatively, where your personal data is not sent to a country that provides an adequate level of protection, we will put in place appropriate safeguards with the entity receiving your personal data (e.g. the EU standard contractual clauses (“SCCs”) or binding corporate rules) to ensure that your personal data remains protected in accordance with Applicable Data Protection Law.

To find out more about the SCCs we use, please see: Standard contractual clauses for international transfers | European Commission (europa.eu).

OBTAINING YOUR CONSENT

Where our use of your personal data requires your consent, you can provide such consent:

at the time that we collect your personal data following the instructions provided; or
by informing us by e-mail, or post using the contact details set out in this Privacy Notice.

Please note that if you specifically consent to additional uses of your personal data, we may use your personal data in a manner consistent with that consent.

If you receive promotional, marketing or other commercial communications from us, to unsubscribe from any future emails, you should send us a request using the contact details set out in the section entitled « how to contact us » or use the unsubscribe button included in each marketing communication.

CONFIDENTIALITY AND SECURITY OF YOUR PERSONAL DATA

We are committed to keeping the personal data you provide to us secure and we have implemented information security policies, rules and technical measures to protect the personal data under our control from unauthorised access, improper use or disclosure, unauthorised modification and unlawful destruction or accidental loss. In addition, all our employees and data processors (i.e. those who process your personal data on our behalf) are obliged to respect the confidentiality of the personal data of all users of our Site and those who purchase our Services.

YOUR RIGHTS AS A DATA SUBJECT

You have the following rights in relation to the personal data we hold about you under certain circumstances:

You may request access to and obtain copies of any personal data we have processed about you.
You may also request that any of your personal data that is inaccurate or incomplete be rectified or completed. However, please be aware that it is every person’s responsibility to provide us with accurate personal data and to inform us of any changes ;
You may ask your personal data to be erased
You may object to the processing of your personal data, ask us to restrict processing of your personal data or request portability of your personal data in a commonly used electronic format;
If we collect and process your personal data with your consent, you can withdraw your consent at any time. The withdrawal of your consent shall not affect the lawfulness of any processing based on your consent before its withdrawal;
To give us instructions concerning the use of your personal data after your death.

You may exercise these rights in writing using our contact information provided in the section below entitled “how to contact us”. We will endeavour to promptly respond to your requests. We will manage your request in accordance with Applicable Data Protection Law. If your request is denied, we will inform you about the reasons for denial.

In addition, if you are not satisfied with the response given concerning the processing of your personal data, you have the right to lodge a complaint with the supervisory authority by writing to the following address Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, (CNIL) 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07.

Please note that in order for you to assert these rights, we may need to verify your identity to confirm your right to access your personal data. This is a security measure to ensure that personal data is not disclosed to any person who has no right to receive it.

HOW LONG DO WE KEEP YOUR PERSONAL DATA?

We retain personal data only for as long as is necessary for the purposes described in this Privacy Notice, after which it is deleted from our systems, unless otherwise instructed by the data controller where our client is the data controller.

If any personal data is only useful for a short period (e.g. for a specific event or marketing campaign or in relation to recruitment), we will delete it at the end of that period. Please note that if you are an unsuccessful candidate we may keep your information for a short period.

If you have opted out of receiving marketing communications from us, we will need to retain certain personal data on a suppression list so that we know not to send you further marketing communications in the future.

PERSONAL DATA OF MINORS

Our Site is not intended for use by, or targeted at, minors and we do not knowingly collect personal data of minors. However, due to the nature of our organisation and the Services we provide, we may from time to time collect and process personal data relating to minors. If we do collect personal data of minors, we will comply with all applicable laws and regulations relating to the processing of personal data of minors.

THIRD PARTY LINKS AND SERVICES

This Site contains links to third party websites and services. Please remember that when you use a link to go from our Site to another website or you request a service from a third party, this Privacy Notice no longer applies to these third-party websites and third-party service providers.

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HOW TO CONTACT US

If you have any questions about this Privacy Notice or want to exercise your rights as a data subject set out in this Privacy Notice, you can contact us using the following methods:

Email	Send us an email at: [email protected]
Post	Write to us at: TBWA – DPO, 162 rue de Billancourt, 92100 Boulogne Billancourt

CHANGES TO THIS POLICY

We will update this Privacy Notice from time to time to reflect any changes or proposed changes to our use of your personal data, or to comply with changes in applicable law or regulatory requirements.

If we have your contact information, we may notify you by email of any significant changes to this Privacy Notice, but we encourage you to review this Privacy Notice periodically to keep up to date on how we use your personal data. If we update this Privacy Notice, we will update the effective date at the top of the page.